Advice
Làm thế nào để chuyện họp hành không trở thành một cơn ác mộng?

POSTED ON: June 10th, 2019 6:31 PM by


Chào người “được họp-hành”! Đã bao giờ bạn cảm thấy sợ hãi những buổi “họp-hành” hay chưa? “Họp” thì ít mà “hành” thì nhiều – đó có phải là những gì bạn rợn người khi nghe nhắc đến “chuyện họp hành”? Phải cố gắng lắm bạn mới trụ nỗi cuộc họp 3 tiếng dài đằng đẵng vào mỗi đầu/cuối/giữa tuần.

Chào người “chủ trì họp-hành”! Đã bao giờ bạn bất mãn vì không ai chịu lắng nghe và tiếp thu những gì bạn đã bỏ công sức cả mấy ngày cuối tuần để chuẩn bị hay chưa? Bạn phải kiềm chế lắm mới có thể không nổi giận, không bộc lộ cái vẻ mặt thất vọng của mình ra cho mọi người thấy. 

Đây không phải là câu chuyện của riêng ai. Chúng ta, từ thuở “cha sinh mẹ đẻ” đến giờ chắc cũng đã phải trải qua ít nhất cả trăm cuộc họp hành. Nhưng ngồi ngẫm nghĩ lại, đếm đi đếm lại, tính tới tính lui thì chắc những cuộc họp hào hứng chỉ đếm trên đầu ngón tay. Vậy những cuộc họp thú vị đối với bạn là gì? Có phải…

1 – Đó là khi mọi người được gần gũi, thoải mái chia sẻ với nhau

Vậy thì tại sao bạn không tìm cách tạo không khí ấm cúng và thân mật này cho những người tham dự cuộc họp? 

Đừng bắt đầu cuộc họp bằng những lời thuyết trình sáo rỗng, nhàm chán và gây buồn ngủ. Thay vào đó, bạn có thể mở đầu bằng những câu chuyện cười, hoặc trong trường hợp bạn là người “thiếu muối” thì có thể thay thế bằng những clip truyền cảm hứng trên TedTalk chẳng hạn. 

Các nhà khoa học đã nghiên cứu, những nhân viên hạnh phúc thường làm việc hiệu quả hơn những nhân viên khác đến 12%. Vậy thì tại sao không bắt đầu cuộc họp bằng những niềm vui thay vì những lời chỉ trích hoặc chào hỏi sáo rỗng? 

Nếu bạn muốn mọi người trong phòng họp có thể thoải mái chia sẻ suy nghĩ cho nhau, vậy thì trước hết hãy làm giảm không khí căng thẳng trong phòng họp trước đã. 

Những câu truyện cười là một hình thức “storytelling”, và “storytelling” chính là cách tốt nhất để đem lại sự đồng cảm giữa các thành viên với nhau. Nhờ đó mà giữa người với người sẽ có sự tương tác cùng nhau. Và chính sự hài hước sẽ là chất xúc tác cho các thông điệp mà bạn muốn truyền tải. 

2 – Đó là khi giữa người chủ trì và người tham dự cuộc họp có sự tương tác với nhau

Bạn có bao giờ cảm thấy nhàm chán khi phải ngồi im lặng suốt 1 tiếng đồng hồ chỉ để lắng nghe một người khác trình bày những thứ mà bạn có thể tự đọc được hay không? Câu trả lời của bạn là có? Vậy thì bạn cũng đừng bao giờ để trường hợp này xảy ra với những người tham dự cuộc họp của bạn.

Nếu cuộc họp chỉ mang tính chất “cung cấp thông tin”, thế thì thay vì phải tập trung các thành viên lại với nhau, yêu cầu họ phải lắng nghe và… chấm hết, bạn hãy viết một email hoặc gửi một văn bản, vừa tiết kiệm thời gian, vừa hiệu quả.

Còn nếu đã quyết định tổ chức cuộc họp, hãy cho phép mọi người có quyền trao đổi với nhau vì bản chất cuộc họp là để THẢO LUẬN một (hoặc nhiều) vấn đề hoặc cùng nhau đưa ra KẾT LUẬN. 

Vậy thì phải làm gì để có thể có sự tương tác? 

Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp: hãy chuẩn bị kỹ càng từ thời gian, địa điểm, mục đích, nội dung chính trong cuộc họp và gửi các thông tin này đến người tham dự (qua email, qua hệ thống nội bộ, qua messager,…). Bạn cần phải chủ động cung cấp thông tin cho họ để họ có thể dễ dàng theo dõi và chuẩn bị câu hỏi (nếu cần thiết). Ngoài ra, bạn cũng nên xen kẽ những hoạt động tương tác cho người tham dự (mini game, video clip, Q&A,…) để người tham dự có thêm nhiều cơ hội “tỉnh táo” và “vui vẻ”. 

Với vai trò là một người tham dự: nên tìm hiểu trước thông tin cuộc họp và lắng nghe chủ động. Những câu hỏi có thể nảy sinh ngay trong quá trình bạn đọc nội dung mà bạn nhận được từ người chủ trì cuộc họp. Nhưng nếu vẫn chưa có, đừng lo vì thể nào khi lắng nghe họ trình bày thì bạn vẫn sẽ có những thắc mắc thôi. Một điều đáng lưu ý, hãy đảm bảo bạn đã lắng nghe tốt những gì người kia trình bày trước khi đặt câu hỏi để không phải bị mất mặt. 

3 – Đó là một cuộc họp có thời gian VỪA ĐỦ

Không quá ngắn, cũng không quá dài, thời gian cuộc họp lý tưởng chỉ nên kéo dài không quá 45’. Theo MeetingKing, thông thường thì trong 15-30 phút đầu cuộc họp, khả năng chú ý của chú ta đạt mức cao nhất là 84% . Sau đó, từ phút thứ 30-45 thì khả năng tập trung này bắt đầu giảm xuống chỉ còn 73%. Tương tự, từ phút 45 trở đi thì con số này đã được giảm xuống 64% và thậm chí còn có khả năng “tuột dốc” thảm hại hơn nữa. 

Có một “tật” lớn mà người Việt Nam chúng ta luôn mắc phải đó chính là… sử dụng “giờ giây thun”. Dù đã được thông báo rõ ràng là 8 giờ bắt đầu cuộc họp nhưng đến 8 giờ 15 mới có 7/10 người có mặt trong phòng họp. 3 người còn lại thì 1 người vẫn đủng đỉnh “đang trên đường tới”, 1 người “còn 15 phút nữa tới liền”, 1 người “kẹt xe quá, thông cảm cho em”.

Mọi người xem nhẹ thời gian của nhau nhưng lại yêu cầu người khác phải tôn trọng thời gian của bản thân họ? Thật sự, 15 phút trễ đó đâu phải chỉ là 15 phút trễ. Tính thử bài toán như thế này: 15’ x 7 (số người đang đợi) thì kết quả ra đến 105’ mất rồi. 

Vậy nên, cách tốt nhất để cuộc họp không phải dài lê thê mệt mỏi cho bạn và người khác thì điều đơn giản nhất đó là bạn nên đến sớm, hoặc đến đúng giờ. Điều này cũng là một cách để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của bạn đến với người chủ trì  cũng như các thành viên tham dự cuộc họp.

Riêng người chủ trì cuộc họp cũng nên biết cách quản lý thời gian và tinh gọn một cách tốt nhất có thể. Đừng quá dài dòng cho những gì người khác có thể tự đọc. Cũng đừng vì sự thiếu chuẩn bị của mình mà lại lấp bấp và lúng túng khiến cho cuộc họp có những giây phút thừa thải không đáng có.  

4 – Đó là một cuộc họp có TEA BREAK

Đối với một cuộc họp dài ngoằng thì việc có thêm tiết mục “Tea Break” là cực kỳ quan trọng. “Tea Break” ở đây vừa là thời điểm để mọi người có thể đi vệ sinh, trao đổi cùng nhau với những người cạnh bên, cũng là lúc để mọi người nạp thêm năng lượng. 

Lưu ý nhỏ cho việc tổ chức “Tea Break”: hãy chọn những loại thức ăn nhẹ nhàng, vừa miệng và phù hợp với kinh phí của bạn. Đừng chọn những món ăn quá đắt tiền, hay quá cầu kỳ, phức tạp. Bạn có thể chọn những loại bánh ngọt, các loại trái cây và các loại cà phê/trà hoà tan đóng gói. Cũng đừng quên trang bị thêm ly, muỗng, nỉa trong trường hợp cần thiết. 

5 – Đó là một cuộc họp có KẾT LUẬN 

“Bản chất cuộc họp là để THẢO LUẬN một (hoặc nhiều) vấn đề hoặc cùng nhau đưa ra KẾT LUẬN”, vậy nên đừng quên rằng bất kỳ cuộc họp nào cũng cần phải có “những câu chốt”.

“Vấn đề A, sau khi thảo luận thì gồm có các giải pháp A, B, C sau. Vấn đề B, sau khi thảo luận thì vẫn chưa tìm ra được nguyên nhân, cần phải tiến hành thêm các công việc X, Y, Z để sớm đưa ra kết luận”. Hãy tổng kết cuộc họp bằng những vấn đề đã được giải quyết, những chuyện còn tồn đọng, kế hoạch hành động rõ ràng, cụ thể cho từng thành viên, và cũng đừng quên nói lời cảm ơn.

Tốt hơn hết, bất kỳ cuộc họp nào cũng nên có một thư ký riêng. Họ sẽ là người ghi chép và tổng hợp các ý chính trong buổi họp, sau đó gửi đến cho các thành viên. Để nếu lần sau có ai “lỡ quên”, có ai không thể tham dự cuộc họp, có ai phải rời cuộc họp sớm thì họ vẫn có thể nắm rõ những nội dung đã diễn ra trong quá trình họp. 

Một cuộc họp hiệu quả, thú vị và diễn ra suôn sẻ là sự cố gắng của cả người chủ trì cuộc họp lẫn các thành viên tham gia. Chúc các bạn sớm không còn cảm thấy “chuyện họp hành” là một cơn ác mộng. 

Trang Hình