Advice
Cách làm việc qua email chuyên nghiệp hơn từ A đến Z

POSTED ON: April 28th, 2019 9:44 AM by


Email đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong thời đại hiện nay. Dù có yêu thích hay không thì chuyện trả lời email vẫn luôn tốn phần lớn thời gian làm việc của tất cả chúng ta. Theo Washington Post, thông thường mỗi nhân viên dành ra 4,1 giờ mỗi ngày cho email. Đây không phải là một con số nhỏ – điều này đồng nghĩa rằng chúng ta sẽ mất khoảng 47.000 giờ trong suốt cuộc đời sự nghiệp của mình chỉ để dành ra để kiểm tra và trả lời email.

Thế nhưng trên thực tế, chúng ta luôn có nguy cơ mắc phải những lỗi email rất đáng xấu hổ, và thậm chí là có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng ảnh hưởng đến sự nghiệp. Vậy làm thế nào để giảm thiểu nguy đánh mất sự nghiệp không đáng có? Dưới đây là những quy tắc mà bạn cần biết để có thể đạt được những hiệu quả cao trong công việc.

Tiêu đề ý nghĩa

Tiêu đề chính là yếu tố quyết định để người nhận sẽ mở email của bạn hay là không. Một tiêu đề tốt là một tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng và chính xác. Tiêu đề vô nghĩa hoặc không có tiêu đề sẽ khiến cho nhiều người sẵn sàng bỏ qua không đọc hoặc thậm chí “cho nó vào thùng rác”.

Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Tốt nhất bạn nên sử dụng email của công ty trong quá trình làm việc, còn nếu không, bạn cũng có thể sử dụng email cá nhân của mình. Trong trường hợp này, bạn cần cẩn thận lựa chọn những cái tên sao cho người đọc biết bạn là ai – tốt nhất là nên lấy họ tên của bạn! Đừng bao giờ sử dụng những email từ thời cấp 2, cấp 3 của mình, như là babygirl@..., congchuatocnau@… hay hoangtudeptrai@….

Nghĩ thật kỹ trước khi bấm nút “trả lời tất cả”

Không ai muốn đọc những email từ mười mấy, hai mươi người không liên quan đến họ. Việc lơ đi những email này cũng khó vì ai biết rằng trong những đoạn email này lại có công việc gì liên quan đến bản thân họ – vậy là họ lại phải mất thời gian để đọc, kiểm tra và tìm xem mình có “dính líu” gì tới hay không. Chưa kể, âm thanh “ting ting” từ điện thoại cũng khiến cho họ (và những đồng nghiệp khác) mất tập trung. Vậy nên, đừng nhấn “trả lời tất cả” trừ khi bạn thực sự cho rằng mọi người trong danh sách đều cần nhận được email nhé!

Chèn chữ ký vào trong cuối email

Nhớ là ở cuối ý email, không phải là ở phần đầu hay phần giữa của email đâu. Hãy cung cấp cho người nhận email những thông tin cơ bản về bạn – họ tên của bạn, tên tổ chức, chức danh, địa chỉ, số điện thoại cố định tại văn phòng, số điện thoại di động. Nếu bạn có Blog cá nhân, kênh Youtube riêng hay tài khoản LinkedIn, bạn cũng có thể chèn vào phần chữ ký, tuy nhiên nhớ cân nhắc xem có phù hợp hay không. Vì thông thường, nếu bạn đang làm việc của công ty và sử dụng email của công ty thì những thông tin cá nhân hơn như trên cũng không được khuyến khích lắm. Một điều nữa, bạn nên sử dụng font chữ, kiểu chữ và màu sắc tương đồng với nội dung trong email, không thì sẽ gây phản cảm cho người đọc lắm.

Mở đầu email bằng một lời chào chuyên nghiệp

Email là văn viết, thế nên đừng tỏ ra quá thoải mái và “đời thường” qua những cách mở đầu như “Hey xin chào”. “Yo”, “Hi anh bạn”. Sự thoải mái này không nên được áp dụng trong email. Thay vào đó, hãy bắt đầu lời chào của mình bằng những cụm từ như “Dear Ms/Mr…”, “Dear Sir or Madam” (trong trường hợp bạn chưa rõ người nhận email là nam hay nữ và tên gì), hoặc “Hi Sam”, “Chào Sam” (dĩ nhiên là nên chắc chắn người được nhận thích việc được gọi là Sam thay vì gọi bằng Smith hay Heughan).

Dùng ít dấu chấm than

Hãy sử dụng dấu chấm than nếu như bạn muốn truyền tải một thông điệp phấn khích nào đó, còn không thì đừng. Điều này chứ tỏ bạn đang “quá xúc động” hoặc vẫn chưa trưởng thành. Dấu chấm than nên được sử dụng tiết kiệm trong các văn bản làm việc nói chung và email nói riêng.

Cẩn thận với sự hài hước của mình

Trong văn bản email, sự hài hước khó thể nào có thể được truyền tải và được hiểu theo đúng ý nghĩa của nó. Đó là chưa kể, điều mà bạn nghĩ là buồn cười có thể sẽ không hài hước với người khác. Nếu trong quá trình giao tiếp đời thường, sự hài hước của bạn có thể được người nhận hiểu thông qua giọng điệu và nét mặt thì trong quá trình giao tiếp bằng email (và các phương tiện truyền thông khác) điều này rất khó để được đối phương nhận ra. Tốt hơn hết, trong một cuộc trao đổi chuyên nghiệp, bạn nên loại bỏ yếu tố hài hước ra khỏi email.

Tôn trọng sự khác biệt về văn hóa

Đối với những người đến từ những đất nước, vùng miền khác nhau thì cách mà họ nói và viết cũng sẽ có ít nhiều những điểm khác biệt so với bạn, và bạn cần làm quen, tôn trọng những điều đó. Chuyện hiểu lầm rất dễ xảy ra bởi những khác biệt về văn hóa, đặc biệt là trong quá trình giao tiếp qua email vì chúng ta không thể nhìn thấy ngôn ngữ cơ thế của nhau. Hãy điều chỉnh thông điệp mà bạn muốn truyền tải làm sao cho phù hợp với văn hóa của người nhận, sao cho họ có thể hiểu được bạn đang nói.

Bạn nên lưu ý đến văn hóa ngữ cảnh của các mối quan hệ trong lúc giao tiếp qua email. Đối với các nước có nền văn hóa ngữ cảnh cao, ví dụ như Nhật Bản, Ả Rập, Trung Quốc, bạn nên lưu ý hơn đến phong cách viết của mình vì họ thường là những người có khuynh hướng lắng nghe trực giác và cảm giác hơn là sự logic. Riêng với những người đến từ Đức, Mỹ, Scandinavi thì lại chuộng sự nhanh gọn và chính xác.

Trả lời email – ngay cả khi email đó không dành cho bạn

Nghe có vẻ khó, nhưng bạn nên cố gắng để trả lời những email được gửi đến bạn – bao gồm cả những email vô tình được gửi cho bạn, đặc biệt là khi người gửi đang rất mong chờ sự hồi âm. Đây là một cách hành xử tốt mà chúng ta nên làm quen, nhất là khi người gửi mail này là đồng nghiệp chung công ty của bạn hoặc đang cùng làm chung ngành với bạn.

Một cách trả lời mà bạn có thể tham khảo khi gặp những email “lạc lối” này: “Tôi viết email này nhằm đảm bảo việc bạn gửi nó cho đúng người hay không. Tôi biết bạn khá bận, tuy nhiên có thể bạn đã gửi nhầm email này cho tôi rồi”.

Đọc lại email của mình ít nhất một lần nữa

Không phải người nhận nào cũng nhận ra lỗi trong những email của bạn, tuy nhiên đề phòng điều này vẫn hơn. Đừng ỷ y vào tính năng spell-check có trên email, bạn nên tự mình dò lại một vài lần nữa trước khi gửi đi. Một ví dụ điển hình cho mà bạn có nguy cơ mắc phải nếu như “phó thác” hết cho spell-check:

Dự định viết: “Sorry for the inconvenience”

Thực tế: “Sorry for the incontinence”.

Và còn nhiều tình huống dở khóc dở cười khác hơn.

Hãy thêm email người nhận khi bạn đã sẵn sàng để gửi

Bạn có muốn gửi một email còn đang viết dở hay chưa đính kèm tệp tin cho người nhận không? Nếu vậy thì đừng vội vàng thêm email người nhận vào trong email (kể cả đó là email trả lời) mà bạn đang viết vì chuyện gì cũng có thể xảy ra cả. Lỡ tay bấm nhầm nút gửi khi mọi thứ chưa xong thì chỉ có nước muối mặt thôi.

Kiểm tra kỹ xem bạn đã chọn đúng người nhận chưa

Hãy cẩn thận và chú ý khi nhập tên từ danh bạ địa chỉ của bạn trên dòng “To” của email vì rất dễ xảy ra chuyện chọn sai tên. Điều này thật sự không chỉ khiến bạn mà còn người nhận nhầm email bối rối đó.

Không ai đảm bảo có thể giữ bí mật cho bạn – vì vậy hãy viết cho phù hợp

Luôn ghi nhớ một điều rằng – những gì bạn gửi qua email đều không thể bỗng chất muốn biến mất là biến mất. Hãy nghĩ đến việc người khác sẽ nhìn thấy những gì bạn viết, sau đó đừng viết những gì bạn không muốn nhìn thấy. Hay đơn giản hơn, bạn đừng nên viết bất kì điều gì ảnh hưởng đến bạn hoặc gây tổn thương cho người khác. Vì dù thế nào đi nữa, email rất dễ được “forward”, và việc đề phòng trước mọi tình huống có thể xảy ra vẫn dễ dàng hơn là việc xin lỗi.

Working Never Ending GIF by amelietour - Find & Share on GIPHY

Trang Hình (Theo Business Insider)