Advice
Quản lý thời gian như thế nào để sống trọn từng phút giây

POSTED ON: January 25th, 2018


Đa số mi người đều muốn tìm mọi cách để hon tất nhiều việc nht trong thời gian ngn nhất. Vì thế, chúng ta thường xuyên trả lời e-mail khi đang đợi đến lượt tính tiền trong siêu thị, hoặc hi h ăn trên đường đến chỗ lm.

Có hai khái niệm về thời gian: thời gian hiển thị trên đồng hồ và thời gian thực. Trong thời gian trên đồng hồ, một phút luôn có 60 giây, một tiếng có 60 phút, một ngày có 24 tiếng và một năm có 365 ngày. Với tất cả mọi người, thời gian trôi qua như nhau. Ví dụ dễ hiểu là khi một người bước sang tuổi 50 thì họ đã sống đúng 50 năm, không hơn không kém.

Trong thời gian thực thì khác, thời gian của mỗi người chỉ là tương đối. Điều này giải thích vì sao thời gian có thể bay nhanh hay trôi chậm tùy thuộc vào công việc bạn đang làm. May mắn cho chúng ta là thời gian thực mang tính chất tâm lý và do chúng ta tạo ra. Dĩ nhiên, bất cứ thứ gì do bạn tạo ra thì bạn đều có khả năng làm chủ. Bởi vậy, bạn phải quên ngay những lời biện hộ như “tôi không có thời gian” hay “hôm nay không thích hợp để làm việc đó”.

Mỗi ngày của ai cũng chỉ có 24 tiếng, nhưng trôi nhanh hay chậm lại phụ thuộc vào tâm lý và cách sử dụng của từng người

Làm thế nào để chúng ta làm chủ thời gian của mình?

Không có gì là hoàn hảo và chắc chắn sẽ có điều gì đó trì hoãn công việc của bạn, thế nên bạn hãy nhớ thêm vào thời gian biểu một khoảng thời gian cho trường hợp bị làm phiền hoặc bất đắc dĩ phải bỏ dở việc đang làm.

Nếu như bạn đến công ty mà hoàn toàn không biết hôm nay mình phải làm gì, thì nhiều khả năng bạn sẽ mất thời gian suy nghĩ vẩn vơ và không hoàn thành được việc gì cả. Vì vậy, trước khi đi làm, hãy dành ra 10-15 phút để lên danh sách những việc phải hoàn tất tại công ty. Quan trọng hơn cả, sau khi thức dậy, bạn nên dành 30 phút để lập kế hoạch trong ngày và không nên bắt đầu công việc khi chưa hoàn tất “bản kế hoạch” đó. Dù bạn là nhân viên văn phòng hay trưởng phòng cấp cao thì việc này cũng sẽ giúp bạn có thêm thời gian để tập trung vào công việc của mình.

Loại bỏ những thứ không cần thiết, dù là công việc của cơ quan hay của cá nhân. Vậy điều gì được xem là không cần thiết? Nói đơn giản, đó là bất cứ thứ gì ngăn bạn đạt được mục tiêu của mình, như kiểm tra Facebook khi lẽ ra bạn phải dọn dẹp hộp thư điện tử, hay bỏ ra 25 phút chỉ để tán gẫu qua điện thoại trong khi ngày hôm sau bạn phải nộp dự án rồi.

Chỉ cần sắp xếp mọi việc một cách hợp lý, bạn sẽ làm được nhiều thứ hơn mình nghĩ đấy

Nắm được khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất của bản thân. Mỗi người đều có một khoảng thời gian trong ngày mà bộ não làm việc “năng suất” nhất. Khi đã hiểu rõ về bộ não của mình, bạn cần phải tìm cách quản lý nó sao cho khoảng thời gian quý báu này được dành cho những công việc quan trọng hoặc đòi hỏi nhiều chất xám hơn cả.

Chỉ tập trung làm một việc. Các nghệ sĩ tung hứng có vẻ như đủ khả năng để giữ thăng bằng nhiều thứ trong không trung, nhưng thực ra, để “trông” điềm tĩnh như thế thì họ cũng chỉ có thể làm chủ mỗi lúc một đồ vật. Điều này có nghĩa là, bạn không nên tranh thủ kiểm tra e-mail khi đang gặp ai đó hay lén lút hoàn thành công việc trên máy tính tại cuộc họp của cơ quan.

Sử dụng thời gian chờ đợi một cách triệt để. Hãy nhớ mang theo việc gì đó để làm khi sắp đến những nơi đòi hỏi bạn phải ngồi đợi như sân bay, ngân hàng hay phòng mạch. Bằng cách đó, bạn vẫn có thể tận dụng khoảng thời gian chờ đợi sao cho có ích nhất.

Dọn dẹp bàn làm việc. Một bàn làm việc với hàng tá đồ vật trên đó sẽ khiến bạn mất tập trung vì bất kỳ thứ gì cũng có thể “tình cờ” lọt vào tầm ngắm của bạn, và kết quả là thay vì tiếp tục công việc đang dở dang thì bạn sẽ làm thứ bạn vừa nhìn thấy đó. Nếu không muốn cuối ngày ngồi than thở vì chưa làm xong việc gì cả thì bạn hãy bắt tay vào dọn dẹp góc làm việc ngay đi thôi!

Hãy chắc chắn rằng bạn đã hoàn tất việc đang làm dở trước khi bắt đầu một việc khác. Điều này sẽ giúp bạn không dễ bị nản lòng trước nhiệm vụ dài hơi tiếp theo và duy trì đáng kể hiệu quả làm việc.

Khi bạn là người có kỷ luật và thành công trong việc sắp xếp ngăn nắp mọi thứ, chuẩn bị chu đáo tất cả, mọi thứ tự khắc sẽ đâu vào đấy.

Multitasking – Tận dụng thời gian hiệu quả nhưng phải vừa sức

Nếu bạn là típ người “đa năng” thì thật tốt, nhưng nếu không phải thì bạn cũng đừng nên thử thách khả năng của mình. Bởi vì có rất nhiều người không có khả năng đó nhưng vẫn cố gắng làm nhiều việc cùng lúc, hậu quả là họ tự làm trì trệ mọi thứ và chẳng có việc nào chỉn chu hay hoàn tất.

Tuy nhiên, cho dù đa năng đến mấy thì bạn không nên lúc nào cũng một tay bốn, năm việc, vì khi tăng cường độ hoạt động như vậy, chất lượng từng công việc sẽ dễ bị giảm. Thêm vào đó, nếu cứ lo nghĩ làm sao tận dụng từng phút để làm việc thì hẳn là bạn sẽ không còn thời gian “tái tạo sức lao động”, sẵn sàng đương đầu với những thử thách của ngày hôm sau.

Nguyên tắc để bạn sử dụng khả năng này một cách hiệu quả là: kết hợp những việc đòi hỏi hoạt động tay chân như ủi đồ, lau nhà với một công việc đòi hỏi suy nghĩ như nghe đài. Tuy nhiên, nhiều người trong chúng ta hay áp dụng nguyên tắc này một cách không phù hợp, như vừa ăn vừa làm việc hay xem ti-vi. Bạn nên cẩn thận, vì các nghiên cứu cho thấy việc này sẽ khiến chúng ta ăn nhiều hơn, ảnh hưởng xấu đến sức khỏe và làm giảm cảm giác ngon miệng.

Do vậy, nếu có khi nào bạn chợt nhận ra mình đang vừa ăn ngấu nghiến vừa đọc một tài liệu quan trọng thì hãy dừng lại ngay, vì có lẽ sẽ tốt hơn khi bạn dành ra 5 phút để “toàn tâm toàn ý” thưởng thức miếng bánh rồi trở lại làm việc với một cái bụng no tròn và bộ não thoải mái.

Đừng để thời gian trôi qua vô nghĩa

Thất bại có thể khiến bạn cảm thấy “đau đớn”, nhưng đừng vì thế mà bỏ cuộc, lãng phí bao nhiêu năm học tập, làm việc vất vả và mất thời gian than vắn thở dài. Ngay cả những người thành đạt nhất thế giới cũng từng thất bại, và đôi khi không chỉ một lần. Hãy cùng Barcode tìm hiểu một số sự thực thú vị về những nhân vật thành công trên thế giới đã trải qua thất bại trước khi đạt được mục tiêu mà họ theo đuổi.

Những người yếu đuối hơn có lẽ đã bỏ cuộc, nhưng họ thì không; họ luôn vững tâm hướng tới mục tiêu đặt ra và xem mỗi lần thất bại như bàn đạp để tiến gần hơn đến thành công.

——– Winston Churchill từng bị cô lập trong chính đảng phái của mình vì bất đồng quan điểm vào giai đoạn“đại khủng hoảng kinh tế” (1929-1939). Khi Thế chiến thứ hai nổ ra, ông được bầu làm B . Năm 1940, Churchill được chỉ định vào cương vị Thủ tướng Anh khi đã 62 tuổi.

——– Oprah Winfrey đã bị cho thôi việc khi đang là người dẫn chương trình tin tức tại Baltimore, nơi mà bà phải đối mặt với nạn phân biệt giới tính và bạo hành. Nhưng sau đó, bà quay lại rồi từng bước trở thành “bà hoàng” của các chương trình đối thoại trên truyền hình và là một trong 100 phụ nữ quyền lực nhất thế giới. Hiện nay, theo thống kê của Forbes, tài sản của Oprah Winfrey trị giá 2,9 tỷ đôla.

——– Walt Disney từng bị một biên tập viên sa thải vì “không đủ sáng tạo mà cũng chẳng có ý tưởng hay ho nào”. Một số vụ làm ăn của Disney cũng thất bại trước khi ông công chiếu bộ phim Snow White and the Seven Dwarfs (Nàng Bạch Tuyết và bảy chú lùn). Nếu ông không kiên trì thực hiện những ý tưởng của mình thì hẳn là tuổi thơ của hầu hết chúng ta đã khác đi rất nhiều.

——– Trước khi nhận ba giải Oscar danh giá cho bộ phim Jaws vào năm 1975, Steven Spielberg đã bị trường Nghệ thuật Phim ảnh (Cinematic Arts) thuộc đại học Nam California từ chối rất nhiều lần.

——– Thượng tá Harland David Sanders từng bị sa thải khỏi hàng tá công việc trước khi sáng lập nên chuỗi nhà hàng KFC lừng danh với hơn 18.000 cửa hàng trên toàn thế giới. Để có được kết quả đó, ông đã phải đi khắp nước Mỹ để tìm người có thể bán món gà rán do ông sáng chế, và cuối cùng thì món gà rán Kentucky đã ra đời ngay tại Utah.

——- Mặc dù Vera Wang không thể vào đội tuyển trượt băng nghệ thuật Olympic của Mỹ nhưng sau đó, bà đã trở thành biên tập viên của Vogue và nhanh chóng đảm nhận vị trí trưởng ban biên tập. Bà chỉ bắt đầu thiết kế áo cưới khi đã bước qua tuổi 40, và hiện nay, thương hiệu áo cưới mang tên bà đáng giá hơn 1 tỷ đôla và trở thành một trong những thương hiệu danh giá bậc nhất ngành công nghiệp thời trang thế giới.

——– Khi còn là một cậu bé, Albert Einstein gặp khó khăn trong việc giao tiếp và học tập theo phương pháp truyền thống. Dĩ nhiên, như vậy không có nghĩa là ông thiếu thông minh. Einstein đã chứng minh điều đó khi giành giải Nobel Vật lý vì đã khám phá ra hiệu ứng quang điện – lý thuyết hoàn thiện những thiếu sót trong vật lý Newton.

——– Khi bắt tay vào sáng tác bộ truyện Harry Potter, J. K. Rowling chỉ là một bà mẹ đơn thân sống bằng trợ cấp của nhà nước, và tập đầu tiên bà viết ra đã bị đến 8 nhà xuất bản từ chối. Thế nhưng đến nay, bà trở thành tác giả tỷ phú đầu tiên trong lịch sử văn chương (tính theo tỷ giá đôla Mỹ), còn Harry Potter thì trở thành bộ truyện bán chạy nhất mọi thời đại.

——– Khi còn trẻ, Henry Ford đã nhiều lần thất bại, thậm chí bị phá sản với công ty đầu tiên và bị các cổ đông buộc phải rời công ty thứ hai do chính ông thành lập. Nhưng chuỗi khó khăn liên tiếp không thể làm ông từ bỏ niềm đam mê máy móc, và sau khi tìm tòi nghiên cứu nhiều mẫu xe mới, cuối cùng ông cũng tìm được một đối tác có lòng tin vào mình. Ford đã chứng minh rằng ông học được rất nhiều từ thất bại khi công ty do ông sáng lập, Ford Motor Company, thay đổi toàn bộ ngành công nghiệp xe hơi và cả nền văn hoá với công nghệ lắp ráp dây chuyền.